É fácil de instalar e gerir, sendo possível configurar esta solução de acordo com as necessidades específicas do seu negócio.

Estas são algumas características do Xerox® Tera Documents que vão elevar o desempenho do seu negócio:

Captura de informação por OCR;
Leitura automática de códigos de barras e códigos QR;
Desenho de fluxos de revisão e aprovação;
Integração com Active Directory;
Integração com Scanners e MFPs;
Arquivo para vários destinos (SMB, FTP, NAS);
Exportação de dados para MS Excel;
Criação de PDF pesquisáveis;
Notificações automáticas por email.

Descubra outras funcionalidades do Xerox® Tera Documents

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Dropzone
Graças ao Dropzone, é possível arrastar documentos para dentro do navegador de internet. Estes ficheiros podem depois ser processados pela aplicação com todas as capacidades disponíveis de arquivo, OCR e workflow.

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Monitorização de Email
O Tera Documents monitoriza caixas de email predefinidas, permitindo que os documentos recebidos nos emails entrem automaticamente nos processos de captura de dados, arquivo e workflow.

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Atributos
O Tera Documents permite adicionar alguns atributos configuráveis a documentos, quer por digitação ou seleção a partir de uma lista. Estes atributos podem ser, por exemplo, nomes de clientes, fornecedores e valores associados.

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Permissões
É possível definir quem pode digitalizar, editar e consultar os documentos. Isto garante a máxima segurança no acesso à informação, reduzindo a possibilidade de contactos indevidos com os dados da sua empresa.
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Anotações
Durante os workflows, é possível acrescentar anotações aos documentos. Pode ser anotado quem digitalização, quem aprovou ou outra qualquer informação relevante para o processo.

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Pesquisa
A partir do motor de busca Tera Documents pode aceder a qualquer documento, a qualquer momento e em qualquer local. Estes acessos permitem que pesquise documentos pelos seus atributos e conteúdos.

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Scripts
É possível incluir scripts personalizados no funcionamento do Tera Documents, adaptando este software a todos os cenários da realidade do seu negócio.

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Explorador
Com o explorador de ficheiros, pode consultar de forma intuitiva os documentos de todos os repositórios do Tera Documents.

Como funciona o Xerox® Tera Documents?

1. Os documentos são capturados.
É feita a captura dos documentos em scanners ou em dispositivos multifuncionais, podendo ser também importados para a aplicação por email ou através de outros conetores específicos.

2.Em seguida, são processados
Aqui, os documentos são agrupados através de regras predefinidas. São recolhidos atributos automaticamente que permitem reconhecimento ótico de carateres em zonas determinadas, permitindo também leitura de QR codes e códigos de barras.

3.E arquivados.
Depois de processados, faz-se o arquivo dos documentos em repositórios que podem estar dentro da organização, numa cloud ou em ambos os locais.

4. É criado um Workflow
Nos workflows, é possível desenhar um fluxo de aprovação para haja a revisão, aprovação, publicação e distribuição de certos documentos. Notificam-se os utilizadores das suas tarefas pendentes, assegurando que as mesmas são realizadas.

5. É feita a publicação.
Por fim, os documentos ficam consultáveis online. Podem ser pesquisados pelos seus atributos ou pelo seu conteúdo, sendo possível restringir o acesso aos mesmos a utilizadores com um determinado perfil.

Tera Documents: Customers
Ideal para profissionais de contabilidade que precisam ter acesso ao arquivo digital dos seus clientes.

Para o Profissional:
Acesso fácil aos documentos dos clientes;
Aumento da produtividade;
Prestação de um serviço com mais qualidade ao cliente final;
Possibilidade de trabalho remoto;
Antecipação da receção de documentos;
Obtenção de verificação avançada de documentos;
Fidelização de clientes através de avença mensal;
Venda do retorno financeiro.

Para o Cliente:
Possibilidade de enviar (email & dropzon) e consultar documentos online 24/7, mantendo a posse dos documentos originais;
Diminuição de deslocações;
Eliminação dos custos com cópias de documentos físicos;
Possibilidade de pesquisa de documentos por atributos